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業務効率化を目指す企業にとって、自動化ツールは欠かせない存在です。
その中でも「Zapier」は、ノーコードで簡単にワークフローを自動化できる優れたツールとして注目されています。
本記事では、Zapierの基本的な特徴やメリット、応用的な活用法、さらには他の自動化ツールとの比較まで詳しく解説。業務フローをさらに効率化したい方に、Zapierの高度な使い方をご紹介します。
自動化ツール「Zapier」とは？
業務効率化を図る中で注目されているのが「Zapier」です。「Zapier」は、ノーコードで様々なアプリケーションやWebサービスを連携し、手間のかかる業務を自動化します。
ここではZapierの基本概要とノーコードで可能な業務自動化の仕組みについて見ていきましょう。
Zapierの基本概要
Zapierは、業務自動化を可能にするツールで、5000種類以上のアプリケーションと連携できる点が最大の特徴です。
従来、こうしたアプリ間の連携にはプログラミングが必要でしたが、Zapierを使えばノーコードで直感的に操作するだけで、効率的な業務フローを構築できます。データ管理や通知、スケジュールの整理など、様々な業務で効果を発揮するでしょう。
以下の表に、Zapierの特徴をまとめました。
| 特徴 | 内容 |
|---|---|
| 連携可能なアプリ数 | 5000種類以上 |
| 操作方法 | ノーコード、直感的なインターフェース |
| 主要機能 | ・トリガーとアクションの設定 ・条件付きのワークフロー作成 ・履歴管理 |
| 主な用途 | 日常業務の自動化 （データ管理、通知、ファイル処理、スケジュール管理など） |
このように、Zapierは幅広い業務で活用可能です。特に日常的に繰り返し発生する手作業を省略することで、業務の効率化やヒューマンエラーの削減に大きく貢献します。
さらに、履歴管理機能を活用すれば、業務の流れを可視化し、改善に役立てることも可能です。
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ノーコードで可能な業務自動化の仕組み
Zapierのもう一つの大きな魅力は、プログラミング知識が不要で簡単に業務を自動化できることです。この仕組みでは、特定のイベントをトリガーとしてアプリが動作し、次のアクションを実行するという流れで業務フローが構築されます。
ノーコードでの操作は、特別なスキルがなくても取り組める点で、多くの企業にとって導入しやすいツールとなるでしょう。
下記の表に操作内容と具体例をまとめました。
| 操作内容 | 具体例 |
|---|---|
| トリガー（Trigger）設定 | 特定のイベントをきっかけにワークフローを開始（例：メールの受信やフォームの送信） |
| アクション（Action）設定 | トリガーに応じてアプリを操作（例：メール通知の送信やデータの保存） |
| 条件分岐（Filter）設定 | 条件に応じた異なるアクションを実行（例：特定のタグが付いたメールのみ処理する） |
上記の設定はZapierの直感的なインターフェースを用いることで簡単に実現できます。複雑な条件付きのワークフローでも短時間で設定でき、業務フローをより効率的に自動化することが可能です。
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基礎編｜Zapierの特徴と機能
Zapierは、業務自動化を実現するための強力なツールです。
この章では、Zapierが持つ特徴や機能を探っていきましょう。
直感的に操作可能なワークフロー作成機能
Zapierの大きな魅力は、初心者でも直感的にワークフローを作成できる点です。従来、アプリ間の連携や業務フローの構築にはプログラミング知識が必要でしたが、Zapierではノーコードの環境が提供されており、複雑な業務でも簡単に自動化が実現します。
ワークフロー作成の際には、Zapierのインターフェースがガイドのように機能し、ユーザーは一つ一つの手順を選択していくだけでフローを完成させることができます。
例えば、「メールが届いたら通知を送る」「新しいデータが追加されたら更新する」といった作業を、ボタン操作のみで設定できます。
このプロセスでは、複雑なプログラムを意識することなく、視覚的な操作でフローを作成できます。また、必要に応じて条件分岐やフィルターを追加し、ワークフローをさらに細かく制御することも可能です。
こうした仕組みにより、Zapierは単なる自動化ツールに留まらず、業務プロセスの効率化を支える強力なパートナーとなるでしょう。特に、初めて自動化を試みる企業や、専門知識を持たない個人にとって、導入のハードルが低いのが大きなメリットです。
5000種類以上のアプリケーションとの連携
Zapierのもう一つの大きな魅力は、5000種類以上のアプリケーションを自由に連携できる点です。主要なアプリケーションから業務特化型ツールまで、多岐にわたる選択肢が用意されており、既存の業務環境をそのまま活かしながら自動化を進めることができます。
| カテゴリ | 連携可能なアプリの一例 |
|---|---|
| メール | Gmail、Outlook |
| タスク管理 | Trello、Asana |
| データ管理 | Googleスプレッドシート、Dropbox |
| SNS | Twitter、Facebook |
| コミュニケーション | Slack、Microsoft Teams |
例えば、メールとタスク管理ツールを連携させる場合、Gmailで特定のメールを受信した際に、Trelloに自動でタスクカードを作成することが可能です。そのため、進捗管理が一元化され、情報の見落としや作業の遅延を防ぐことができるでしょう。
また、SNSとデータ管理ツールを連携させることで、Twitterで特定のハッシュタグを含む投稿があった場合、その投稿内容を自動的にGoogleスプレッドシートに保存することもできます。マーケティングデータとして活用する際の作業が効率化され、迅速な分析や戦略立案が可能になるでしょう。
さらに、ファイル共有と通知ツールを組み合わせた例として、Dropboxに新しいファイルがアップロードされた場合に、Slackでチームメンバーに通知を送信する設定も実現できます。
条件付きの実行や履歴管理
Zapierでは、条件付きの実行機能や履歴管理が可能で、複雑な業務にも対応します。設定した条件に基づいて動作を制御できるため、効率的かつ正確な業務フローの実現が可能です。
以下の表に機能と具体例をまとめました。
| 機能 | 内容 |
|---|---|
| 条件付きの実行 | トリガーに特定の条件を設定して、条件を満たした場合のみアクションを実行 |
| 実行履歴の確認 | 実行されたワークフローの履歴を管理し、エラーの特定や改善に活用 |
| 自動化プロセスの最適化 | 条件分岐を用いて異なるシナリオを作成し、多様な業務ニーズに対応 |
例えば、特定のタグが付いたメールだけを処理したり、履歴を確認して改善点を見つけたりすることが可能です。業務の精度と効率を向上させるために欠かせない機能といえるでしょう。
Zapierを導入するメリット
Zapierを導入することで、業務フローの自動化が可能になり、手作業に伴う無駄な時間やエラーを削減できます。特にノーコードで操作可能な点や、幅広いアプリケーションとの連携により、あらゆる業種・規模の企業で効果を発揮するでしょう。
この章では、Zapierを導入することで得られる主なメリットを具体例を交えて見ていきましょう。
大幅な業務効率化
Zapierは、手作業の反復を自動化し、大幅な効率化を実現します。そのため、重要なタスクにリソースを集中できるようになるでしょう。
以下に、具体例をまとめました。
- Gmailで届いた顧客問い合わせを自動的にGoogleスプレッドシートに記録し、担当者にSlackで通知
- 新規顧客の登録内容をCRMシステムに自動反映し、手作業でのデータ入力を省略
- 毎週の売上データをスプレッドシートから自動集計し、レポートをチームにメール送信
- Googleフォームで収集したアンケート結果を即座にTrelloにタスクカードとして反映
- カレンダーイベントをSlackチャンネルで自動通知し、チーム全体のスケジュール共有を効率化
自動化により、時間の節約だけでなく、情報の一元化や作業のスピードアップが可能です。多くの業務で作業時間が大幅に削減されるケースが報告されています。
コストを抑えた導入と運用
Zapierは、低コストで始められるため、多くの企業にとってコストパフォーマンスが高いツールです。ノーコードでの操作が可能なため、追加の教育や専門知識も要りません。
以下に、展開の順番をまとめました。
- 無料プランを使い、簡単な自動化をテスト的に導入
- 月額数千円のStarterプランを利用して、複数ステップの複雑なワークフローを実現
- 社内のITリソースを消費することなく、新規業務の自動化を迅速に展開
- トレーニングや開発にかかるコストを削減し、業務の効率化を即座に実現
- 社員全体でZapierを共有することで、個別のソフトウェア導入コストを削減
少額の投資で効率化を実現できる点は、特に中小企業やスタートアップにとって大きな魅力です。大規模なIT投資を行うことなく、自動化による効果を実感できるでしょう。
ヒューマンエラーの削減
Zapierの自動化機能を活用することで、手作業に伴うミスを大幅に防止できます。業務フローが標準化され、精度の高い作業が可能になります。
以下に、具体例をまとめました。
- フォーム送信データをシステムに直接反映し、手動入力時の誤記入を防ぐ
- メール送信タスクを自動化し、重要な情報の送信漏れを防止
- 定期的なバックアップを自動化して、ファイル保存忘れやデータ消失リスクを軽減
- 複数ステップのタスクを一括処理し、操作ミスやタスクの漏れを防ぐ
- 営業活動の進捗をCRMに自動更新し、報告漏れや進捗管理のミスを回避
上記の例は、業務フローの正確性を高めるだけでなく、エラーによるトラブル対応コストを削減します。Zapierは、品質を重視する企業にとって重要なツールです。
応用編｜Zapierの活用法
Zapierは基本的な業務自動化だけでなく、応用的な使い方によってさらに高度な業務効率化を実現します。
この章では、Zapierの応用的な活用法について具体例とともに解説します。
Webhookを活用した外部サービスとの高度な連携
Webhook(*1)を活用すると、Zapierを外部のカスタムシステムやサービスと連携させることができ、業務の幅がさらに広がります。
なぜなら、WebhookはZapierと他のサービス間でリアルタイムなデータの送受信を可能にするからです。この仕組みを利用することで、標準のアプリ連携にとどまらない高度な自動化が実現するでしょう。
例えば、eコマースサイトで注文が発生した際にWebhookを使用して顧客データをZapierに送信し、スプレッドシートに記録するフローを構築できます。また、独自の管理システムと連携し、受注データを在庫管理システムに転送するなど、特定の業務に特化したワークフローも実現可能です。
Webhookは、アプリケーションやサービス間でリアルタイムにデータを送信する仕組みです。特定のイベントが発生した際、指定したURLにリクエストを送ることで、他のアプリケーションに情報を通知し、連携動作を開始できます。これにより、異なるシステム間で自動的にデータ交換が行われます。
例えば、ECサイトで顧客が注文を確定すると、Webhookが在庫管理システムや発送システムに注文情報を送信。フォーム送信時にWebhookがCRMにデータを登録するなど、様々な業務に応用できます。
定期実行機能を利用したリマインダーの自動送信
Zapierの定期実行機能を活用すると、リマインダーや定期的な通知を自動化でき、タスク管理が効率的になります。
この機能では、特定の時間や日付をトリガーとして設定することで、自動的にリマインダーを送信したり、関連タスクを処理したりできます。そのため、手動での通知作業が不要になり、重要なタスクを確実に管理可能でしょう。
例えば、毎週月曜日の朝9時に、Slackに「今週のタスク確認」を促す通知を自動送信することが可能です。また、月初には売上データをスプレッドシートから抽出し、チーム全員に共有するメールを送る設定も実現できるでしょう。
そのほか、定期的なシステムメンテナンスの日程をGoogleカレンダーに自動登録することで、作業計画が漏れなく共有される仕組みも作成可能です。
API統合で独自アプリケーションとのカスタム連携
ZapierのAPI統合機能は、独自に開発されたアプリケーションや特定の業務システムとの高度な連携を可能にします。
なぜなら、標準のアプリ連携では対応できない場合でも、APIを通じてデータの送受信ができるため、業務のニーズに合わせたフローの構築が可能です。この柔軟性により、他のツールやシステムとシームレスに統合できます。
例えば、独自の注文管理システムで新しい注文が発生すると、APIを利用してZapierにデータを送信し、在庫管理システムを自動的に更新できます。また、カスタム顧客管理ツールと連携し、顧客情報を自動でバックアップすることで、データ管理を効率化可能でしょう。
さらに、外部のWebフォームからZapierを介してリアルタイムにデータを取得し、マーケティングツールに登録することもできます。
複数アクションをまとめたマルチステップワークフローの活用
Zapierのマルチステップワークフローを利用することで、複数のアクションを一つのトリガーでまとめて処理でき、効率的な業務フローの構築が可能です。
マルチステップワークフローの機能により、一連の関連作業を一括で処理することができます。たとえば、特定のイベントが発生した際に、複数のツールを連携させて同時に動作させることで、個別に設定する手間を省き、業務の一貫性を保てるでしょう。
また、Googleフォームで新しい顧客が登録された際に、スプレッドシートに顧客情報を記録し、同時にSlackで営業チームに通知を送り、さらにTrelloにフォローアップタスクを自動作成する、といった複数のアクションをまとめて処理が可能です。
チーム共有機能を活用した効率的なZap管理
Zapierのチーム共有機能を活用することで、Zapの設定や管理をチーム全体で効率的に行えます。
チーム共有機能を利用すると、Zapの設定や運用状況をチーム全員が確認でき、担当者間での情報共有や管理の一元化が可能です。また、Zapの変更や修正が必要になった場合でも、リアルタイムで更新内容を共有できるでしょう。
例えば、マーケティングチームで、キャンペーンデータをGoogleスプレッドシートに自動で記録し、進捗をチームメンバー全員がZapierを通じて確認できるように設定するケースなどがあるでしょう。
Zapier利用時の注意点
Zapierは非常に便利な自動化ツールですが、導入時にはいくつかの注意点があります。特に日本語対応の不足や一部アプリケーションとの非対応、さらには特定の場面で必要になるプログラミング知識など、事前に知っておくべきポイントがあります。
注意点を理解することで、スムーズにZapierを活用できるようになるでしょう。
日本語対応の不足
Zapierは日本語対応が限定的であるため、英語が苦手なユーザーにとってハードルとなる場合があります。 操作画面やヘルプドキュメントのほとんどが英語で提供されており、日本語ネイティブにとっては設定やエラーの解釈に苦労する可能性があります。
主な課題としては以下が挙げられます。
- インターフェースや設定画面が英語表記
- エラーメッセージが日本語化されていないため、原因特定に時間がかかる
- 日本語の正式サポートがないため、公式ヘルプに頼る場合は英語を読む必要がある
これらの課題を解消するためには、Zapierの設定やエラーを解釈する際に翻訳ツールを活用する、あるいはZapierに詳しい日本語ユーザーのコミュニティに参加することが有効です。英語に慣れることで、Zapierの活用幅がさらに広がるでしょう。
非対応アプリケーションへの対応策
Zapierは5000以上のアプリと連携可能ですが、すべてのアプリケーションに対応しているわけではありません。 非対応アプリを使用している場合、Zapierを最大限活用するには工夫が必要です。
非対応アプリをZapierで利用する際の解決策は以下の通りです。
- Webhook機能を利用して非対応アプリからデータを取得
- Zapierのインテグレーション外のタスクを補完するために、カスタムAPIを活用
- IFTTTなど他の自動化ツールとの組み合わせで不足部分を補う
- Zapierの提案フォームを通じて、将来の対応をリクエスト
こうした方法を活用することで、非対応アプリを使った業務でもZapierを利用した自動化が可能になります。
プログラミング知識が必要な場合
Zapierはノーコードツールとして知られていますが、一部の高度な機能にはプログラミング知識が必要となるケースがあります。 特にカスタムAPIやWebhookの設定、条件分岐の複雑な構築には、基本的な技術知識が求められる場合があります。
プログラミング知識が求められる具体例は以下の通りです。
- Webhookを用いた外部システムとのデータ連携
- JavaScriptを使用してZapier内でカスタムコードを実行
- 条件付きフローで複雑な分岐や処理を設定
- API統合で独自アプリケーションとの高度な連携を構築
スムーズに活用するためには、Zapierのサポートページやコミュニティで学習するか、専門知識を持つ担当者をチームに加えることが有効でしょう。
他の自動化ツールとの比較
Zapierは、自動化ツールの中でも使いやすさと幅広いアプリ連携で知られていますが、同様の機能を持つ競合ツールも存在します。
この章では、Zapierを他の主要な自動化ツールであるMake（Integromat）やPower Automateと比較し、それぞれの特徴や選び方について探っていきましょう。
Make（Integromat）との違い
ZapierとMakeの違いは、操作性と複雑なワークフロー構築能力にあります。 Zapierは直感的で簡単に操作できる反面、Makeは視覚的なデザインインターフェースを採用し、より複雑なワークフローの作成が可能です。
以下の表に、比較をまとめました。
| 特徴 | Zapier | Integromat（Make） |
|---|---|---|
| 操作性 | ノーコードで直感的に操作可能 | 視覚的なインターフェースで柔軟な設定が可能 |
| アプリ連携数 | 5000以上 | 1000以上 |
| 処理の複雑さへの対応 | マルチステップワークフローに対応 | 条件分岐やループ処理など複雑な処理が可能 |
| 料金プラン | 無料プランあり、低コストな有料プラン | 無料プランあり、有料プランはやや高額 |
| 学習コスト | 操作が簡単で初心者向け | 高度な機能がある分、学習コストがやや高い |
Makeは複雑なワークフローを構築したい場合に向いており、Zapierは初めて自動化に取り組む人にとって使いやすいツールです。どちらを選ぶかは、業務フローの複雑さと操作の簡便さのどちらを優先するかに依存します。
Power Automateとの比較
ZapierとPower Automateの違いは、対象ユーザーとエコシステムの違いにあります。 Zapierは多種多様なアプリと連携可能である一方、Power AutomateはMicrosoft製品との統合に特化しています。
以下の表に、特徴をまとめました。
| 特徴 | Zapier | Power Automate |
|---|---|---|
| 対象ユーザー | 中小企業から個人ユーザーまで幅広い | Microsoft 365ユーザーや大企業向け |
| アプリ連携数 | 5000以上 | 400以上 |
| 強み | 他社ツールとの広範な連携 | Microsoft製品との密接な統合 |
| 料金プラン | 無料プランあり、個人利用向けに最適 | Microsoft 365の一部として低コストで利用可能 |
| 学習コスト | 操作が簡単で初心者向け | Microsoft製品に慣れている場合は学習が容易 |
Power AutomateはMicrosoft製品を中心に業務を展開している場合に最適で、Zapierは多様なツールを組み合わせたい場合に向いています。
どの自動化ツールを選ぶべきか
自動化ツールを選ぶ際は、業務内容や利用環境に合わせて適切なツールを選ぶことが重要です。
以下は選択基準の例です。
- 操作の簡便さを求める場合はZapier
- Microsoft 365を活用している場合はPower Automate
- 複雑な業務フローを自動化したい場合はMake
- コストを重視する場合は、無料プランや低価格プランの内容を比較
選ぶべきツールは、利用目的や既存のシステム環境に応じて異なります。
Zapierは幅広いツール連携が強みであり、特に初めて自動化を試みるユーザーには優れた選択肢です。一方で、特定のエコシステムや高度な自動化が必要な場合には、他のツールが適しているケースもあります。
自社のニーズを明確にし、最適なツールを選びましょう。
アジャイル開発にはなりますが、自動化ツールについて知りたい方は下記をご覧ください。
まとめ｜Zapierを活用して時間と労力を節約
Zapierは、ノーコードで幅広いアプリケーションと連携できる自動化ツールとして、業務効率化に大きく貢献します。初心者でも直感的に操作可能な点や、応用的な活用方法が多岐にわたることから、あらゆる規模や業種の企業で導入が進んでいます。さらに、他の自動化ツールと比較しても、その使いやすさや連携の多様性で際立った性能を発揮するでしょう。
業務フローの効率化、手作業の削減、エラーの防止など、Zapierがもたらすメリットは計り知れません。自動化の第一歩としてZapierを導入することで、時間と労力を節約し、重要な業務に集中できる環境を構築しましょう。ぜひ本記事を参考に、Zapierの活用を始めてみてください。
（*1）
Webhookは、まず、送信元アプリケーション（例: フォームやECサイト）でイベントが発生。その後、事前に設定したWebhook URLにリクエストを送信し、受信側で必要な処理を実行します。このリクエストにはJSON形式などのデータが含まれ、即座に他のシステムで利用可能になります。
Webhookの利点は、リアルタイム性、柔軟性、効率性です。イベント発生と同時にデータ送信が可能で、カスタムシステムとの高度な連携や、ポーリング方式に比べた処理速度の向上を実現します。ZapierではWebhookを活用することで、標準連携を超えた高度な自動化が可能になるでしょう。
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