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在庫管理を特定の担当者の経験や勘に頼っていませんか?
属人化された業務は、ミスや業務停滞、情報共有の遅れといったリスクを招きやすく、中小企業にとっては経営課題そのものです。
本記事では、属人化の本質とその解決策としての在庫管理システムの役割、導入の際に押さえるべきポイント、さらにスクラッチ開発による柔軟な対応力の魅力を具体事例とともに解説します。企業成長を支える「仕組み」とは何かを、一緒に考えていきましょう。

はじめに:中小企業の在庫管理が抱える属人化の問題
中小企業では、在庫管理を限られた人員で行っているケースが多く、担当者の経験や勘に頼った運用が常態化しやすい傾向にあります。こうした「属人化」は、表面的には効率的に見えるものの、トラブル時や人員交代時に深刻な課題となるリスクを孕んでいます。
属人化が問題となる背景は、以下の通りです。
- 業務が担当者個人のスキルや記憶に依存しており、マニュアル化が進んでいない
- 在庫情報がExcelや紙で管理されており、リアルタイムでの共有ができない
- 他の社員が代行しづらく、急な欠勤や退職時に業務が滞る
- 教育・引き継ぎに多大な時間とコストがかかる
- ミスの発見や原因究明が属人性により困難になる
このように、在庫管理の属人化は日々の業務に潜む「見えにくいリスク」でありながら、企業の成長を阻む大きな障壁です。解消するには、業務を標準化・可視化し、システムに落とし込んでいくアプローチが欠かせません。
属人化とは何か?在庫管理に潜むリスクを知る
在庫管理における“属人化”は、中小企業において特に起こりやすい構造的な課題です。業務が特定の個人に依存してしまうことで、管理体制が不安定になり、ミスやトラブルの温床となる可能性があります。
ここでは、属人化の定義と発生しやすい業務、具体的な問題例、そして経営リスクについて見ていきましょう。
属人化の定義と発生しやすい業務
属人化とは、「特定の業務が特定の人に依存し、他の人が代替できない状態」を指します。
特に中小企業では、担当者の経験や感覚で業務が回っているケースが多く、属人化は知らないうちに進行してしまう傾向があります。
在庫管理で属人化が発生しやすい業務の例は、下記の通りです。
- 棚卸や入出庫の管理を記憶とメモで処理している
- 在庫の発注判断が担当者の勘や経験に基づいている
- 倉庫内の商品配置や管理ルールが担当者のみが把握している
- 業務マニュアルがなく、引き継ぎが口頭中心になっている
- 特定のExcelファイルを特定の人だけが操作・更新している
このような業務構造では、たとえ現在問題なく運用できていたとしても、担当者の不在や退職が発生した瞬間に、業務継続が困難になるリスクを抱えています。
属人化による業務停滞とヒューマンエラーの例
属人化された業務では、情報が共有されず、判断や操作が一部の人のみに集中してしまうため、業務の停滞やミスが起きやすくなります。とくに在庫管理は数値・工程・現場が複雑に絡み合うため、一つのミスが大きな損失につながることもあるでしょう。
具体的には、以下のような問題が実際に現場で発生しています。
- 担当者の急な休みにより、入荷処理や出庫手配が止まってしまった
- 手書き在庫帳に記載ミスがあり、誤出荷や二重発注が発生
- 担当者の思い違いで棚卸が合わず、原因の特定に数日かかった
- 引き継ぎが不十分なまま新人が担当し、顧客クレームに発展
- Excel管理の数式が壊れたが、誰も修正方法が分からなかった
このような事態は、属人化を起点として連鎖的に発生します。たとえ一時的な回避ができたとしても、根本的な仕組みが整備されていなければ、同じ問題は繰り返されるのです。
属人化を放置すると起きる経営的リスク
属人化は単なる現場レベルの問題にとどまらず、企業経営にも大きな悪影響を及ぼします。情報の断絶や業務のブラックボックス化により、意思決定や経営判断のスピードと正確性が低下し、結果として事業の成長を妨げます。
属人化を放置することによって起こり得る経営リスクは次の通りです。
- 属人担当の退職や異動で業務が一時停止する
- 在庫情報が経営層まで届かず、発注・販売戦略にズレが生じる
- 顧客対応の品質にバラつきが出て、取引先からの信頼を損なう
- 問題発生時に原因究明や責任所在が不明瞭になる
- 業務改善が進まず、IT化やDX推進の妨げになる
このように、属人化は放置すればするほど、業務リスクだけでなく「組織の成長余地」そのものを奪ってしまいます。

属人化を解消するためのアプローチとは
属人化の問題は、担当者を責めることでは解決しません。業務が属人的になる背景には、ルールの不在、情報の分断、仕組みの未整備といった“組織側の構造的課題”が潜んでいます。
ここでは、属人化を段階的に解消するための3つの基本ステップ――「見える化」「棚卸とヒアリング」「仕組み化」について探っていきましょう。
業務の見える化と標準化の重要性
属人化を解消する第一歩は、業務内容を誰が見ても分かる状態にする「見える化」です。業務の流れや判断基準が可視化されていなければ、代替も改善もできません。
見える化と標準化が特に重要となるポイントは以下の通りです。
- 業務プロセスをフローチャートなどで図示し、全体像を把握する
- 判断基準やルールを文書化し、再現性を高める
- Excelや手書き管理をなるべくデータベースやツールに置き換える
- 複数人で業務に関与できるよう、役割を分担・共有する
- 「誰でもできる」「引き継げる」ことを前提に業務を設計する
属人性の高い業務を少しずつ標準化し、引き継ぎや教育の負担を軽減する土台を築くことができるでしょう。
業務棚卸と現場ヒアリングの進め方
属人化解消に向けた改善活動のスタート地点は、現場業務の“棚卸”です。実際にどのような作業が、誰によって、どの手順で行われているかを丁寧に洗い出すことで、課題の全体像をつかむことができます。
棚卸・ヒアリングを行う際のポイントは以下の通りです。
- 担当者ごとの業務フローと使用ツールを一覧化する
- 「何にどれくらい時間がかかっているか」をヒアリングで把握する
- 作業手順の中で“人にしかできない判断”がどこかを確認する
- 担当者が感じている「非効率」や「無駄」も吸い上げる
- 担当者以外が見て理解できるよう業務を文書・図表に落とし込む
こうした作業を通じて、業務の属人度合いや改善可能な領域が可視化され、システム化や分担の方向性が明確になります。
DXによる「仕組み化」の本質
属人化を根本から解消するには、「人が覚えてやる」状態から「仕組みで回る」状態への転換が必要です。これがDX(デジタルトランスフォーメーション)による“業務の仕組み化”です。
仕組み化=DXを成功させるための本質的なポイントは以下の通りです。
- 現在の業務をそのままデジタルに置き換えるのではなく、見直して再設計する
- 業務フローの中で「人の判断が不要な部分」を自動化する
- 情報をリアルタイムで共有できる状態をつくる
- 担当者がいなくても回る「再現性」と「透明性」を重視する
- DX導入は“部分最適”ではなく“全体最適”を目指す
仕組み化とは、単なるツール導入ではありません。「誰でも、どこでも、同じ質で業務ができる」環境をつくることこそが、属人化解消のゴールです。
そして実現には、企業ごとの業務に合った柔軟なシステム構築が重要になるでしょう。
在庫管理システムが属人化解消に効く理由
属人化の問題を根本から解決するには、「人に頼らずに業務が回る仕組み」を構築することが欠かせません。中心的な役割を果たすのが、在庫管理システムです。情報の共有、操作の平準化、ミスの防止といった面で、システムの導入は属人化解消に非常に有効です。
ここでは、在庫管理システムが属人化をどのように抑え、業務の安定化に貢献するのかを3つの観点から解説します。
情報の一元化とリアルタイム共有
在庫管理システムは、すべての在庫情報を一つのプラットフォームに集約し、関係者が同時にアクセスできる状態を実現します。これにより、担当者のみに情報が偏る「情報の属人化」を防ぎます。
従来の課題(紙・Excel)
- 担当者の頭の中や私的なExcelファイルで管理
- 情報の更新漏れ・伝達遅れが頻発
- 在庫数の認識が部門ごとにバラバラ
在庫管理システムで解消できること
- 在庫数・ロケーション・入出庫履歴をリアルタイムに表示
- 複数部署で同じ情報を同時に確認・共有
- 誰がどの操作をしたかログ管理でトレース可能
一元化された情報により、判断スピードと精度が大きく向上します。属人的な知識ではなく、「誰もが見える情報」で業務が進む体制を築けます。
誰でも使える操作性と業務引き継ぎのしやすさ
属人化の大きな原因のひとつが、「その人にしかわからない操作・手順」です。在庫管理システムは、操作性・マニュアル化のしやすさによって、課題を根本から解消します。
属人化しやすい状況 | 在庫管理システムでの改善ポイント |
---|---|
頭の中だけで作業を進めている | フローや手順をシステム内に明示化できる |
担当者しか使えない複雑なExcel操作 | 操作がシンプルでUI/UXが統一されている |
引き継ぎ時の教育に時間がかかる | 権限管理・マニュアル機能で教育を簡略化 |
誰が何をしたか分からない | 操作ログで履歴を追跡できる |
こうした設計により、新人や別部署の社員でもすぐに使いこなせる環境が整い、業務が特定の人に依存しなくなります。
ミスの削減と生産性の向上
手作業中心の現場では、小さなミスが大きな損失につながることがあります。システムを活用すれば、正確性とスピードの両立が可能です。
属人化された手作業で起こりやすいミス例
- 在庫数の手書きミス
- Excel転記時の誤入力
- 棚卸時の確認漏れ
- 誤出荷や二重発注によるクレーム
在庫管理システムによる改善効果
- バーコード/RFID読み取りでミスを防止
- 入出庫処理がリアルタイムで反映
- アラート機能で異常値や欠品を通知
- 自動集計・帳票出力で作業負担を軽減
属人化の排除に加え、業務の正確性と効率性も向上。「属人化をなくす=生産性を上げる」という好循環が生まれるでしょう。

スクラッチ開発かパッケージ導入か?最適な選択のポイント
在庫管理システムを導入する際、多くの企業が「パッケージ製品を導入すべきか」「スクラッチ開発で自社専用にすべきか」で悩みます。どちらにもメリットとデメリットがあり、業務の性質や社内リソースによって最適な選択肢は異なります。
ここでは、それぞれの特徴を整理した上で、自社に合った手法の見極め方を見ていきましょう。
パッケージ導入のメリットと限界
市販の在庫管理パッケージは、すぐに導入できる手軽さが魅力です。初期投資を抑えられる点や、操作マニュアルが整備されている点も中小企業にとって安心材料になります。
主なメリット
- 初期コストが比較的安く抑えられる
- 短期間での導入が可能(業務フローを合わせればすぐに使える)
- 機能が網羅的で、一般的な業種には対応している
- 開発ノウハウが蓄積されており、サポートが手厚い
主なデメリット
- 自社業務にフィットしない機能が多い(過不足が出やすい)
- 特殊な業務プロセスには対応できない
- 柔軟なカスタマイズには追加費用が発生する
- 業務側がシステムに合わせる「合わせこみ」が必要になる
つまり、標準業務が中心でコスト優先ならパッケージ導入が有効ですが、業務プロセスにこだわりたい企業には不向きなケースもあります。
スクラッチ開発なら業務にぴったりフィットする理由
スクラッチ開発(フルカスタム開発)は、自社の業務フローに合わせてゼロからシステムを設計・構築する方法です。導入までに時間とコストはかかりますが、その分、「現場にジャストフィットする仕組み」を作れる点が最大の強みです。
項目 | スクラッチ開発の特徴 |
---|---|
業務適合度 | 非常に高い(細かい要望も反映可能) |
柔軟性・拡張性 | 将来の変更や成長に対応しやすい |
自動化・効率化の最適化 | 業務ルールに基づいた設計が可能 |
UI/UX | ユーザーに合わせた設計ができる |
データ構造・連携 | 他システムやIoTとの連携も自由自在 |
特に属人化された在庫管理を「現場の実態に即して解消したい」場合、スクラッチ開発は最も確実な選択肢となります。
自社に合った開発手法を選ぶための判断基準
では、パッケージとスクラッチ、どちらを選べばよいのでしょうか。
以下のような判断基準を参考にすると、選択の方向性が見えてきます。
判断基準 | パッケージ向き | スクラッチ向き |
---|---|---|
標準的な業務フローであるか | はい | いいえ(業種特化や個別要件が多い) |
初期投資を最小限にしたいか | はい | いいえ(中長期で投資回収を見込む) |
業務改善の柔軟性を重視するか | いいえ(機能に合わせる必要あり) | はい(改善サイクルも組み込める) |
社内にシステム導入のリテラシーがあるか | あまりない(サポート重視) | ある程度ある(要件整理・連携意識が高い) |
DXを経営レベルで進めたいか | どちらでもよい | はい(経営・現場を横断して改善可能) |
自社の課題や目指す方向性によって、最適な開発アプローチは変わります。とくに属人化された業務を根本から変えたいのであれば、「仕組みの再設計」が必要であり、その実現にはスクラッチ開発が向いています。
属人化された在庫業務や製造業務を「仕組み」で変革したい中小企業には、GeNEE(ジーン)のシステム開発サービスが最適です。
GeNEEの特長
- 在庫管理・製造管理・販売管理などの基幹システムに豊富な開発実績
- アジャイル開発とウォーターフォール開発の両方に対応
- 中小企業・中堅企業向けに業務に最適化されたシステムをフルスクラッチで提供
- DXコンサルティングから実装まで一貫対応可能
- 特に「業務構造の再定義」に強みを持ち、現場ヒアリングにも丁寧に対応

中小企業が在庫管理システムを選ぶ際のチェックポイント
在庫管理システムは、属人化の解消だけでなく、業務の可視化や自動化、そして経営判断のスピードアップにもつながる重要なツールです。
しかし、システム選定を誤ると「現場に合わない」「使われない」「余計なコストだけがかかる」といった失敗につながることもあります。特に中小企業では、リソースに限りがあるため、システムの選定基準を明確にし、導入効果を最大化する視点が欠かせません。
ここでは、導入前に検討すべき4つのチェックポイントを探っていきましょう。
クラウド型かオンプレミス型か
システムの提供形態には大きく「クラウド型」と「オンプレミス型」があります。自社に合った方式を選ぶには、それぞれの特徴をしっかり比較することが重要です。
以下の表に、比較項目をまとめました。
比較項目 | クラウド型 | オンプレミス型 |
---|---|---|
初期コスト | 低め(月額課金制) | 高め(サーバー・ソフト購入が必要) |
運用・保守 | ベンダーが対応 | 自社で対応 or 外注が必要 |
アクセス性 | どこからでもアクセス可能(リモート可) | 社内ネットワーク内での利用が基本 |
カスタマイズ性 | 限定的 | 柔軟(自社業務に合わせた構築が可能) |
セキュリティ管理 | ベンダー依存(高水準が多い) | 自社ポリシーに応じた細かな設計が可能 |
汎用的な在庫管理であればクラウド型で十分ですが、複雑な業務やセキュリティ要件がある場合はオンプレミスやハイブリッド構成も検討しましょう。
必要な機能の整理と優先順位付け
システムに多機能を求めすぎるとコストが膨らみ、使いこなせないまま定着しないという事態になりがちです。まずは現場の課題に直結する「必要最低限の機能」から整理しましょう。
機能検討のステップ
- 現在の在庫業務で困っている点をリストアップ(属人化、ミス、重複など)
- 「あったらいい」ではなく「なければ困る」機能を明確に
- 業務フローに照らして、機能の使用頻度や導入効果を想定
- 必要な機能を次の3分類に仕分け
優先度 | 内容例 |
---|---|
必須 | 在庫数の一元管理、バーコード入出庫、ロケーション管理など |
推奨 | 発注点アラート、自動集計、簡易帳票出力など |
将来 | 需要予測、AI分析、他システムとの自動連携など |
全てを一度に求めるのではなく、フェーズを分けて段階的に機能を拡張できる構想が理想的です。
スモールスタートできるかどうか
特に中小企業にとって、「最初から大規模システムを入れる」ことはコスト・負担の両面でリスクが高くなります。そのため、小さく始めて効果を見ながら拡張できるかは重要な選定基準です。
スモールスタートが可能なシステムの特徴
- 段階的に機能追加ができる(モジュール構成)
- 1部門・1拠点のみでの運用から始められる
- 導入時にカスタマイズ範囲を最小化できる
- 初期導入にあたって大規模な業務変更が不要
最初は「現場に負荷をかけない導入」からスタートし、効果を実感した後に他部門へ展開する方が、社内の合意形成も進みやすくなります。
導入後のサポート体制と操作教育
どれだけ優れたシステムでも、「導入して終わり」では効果は出ません。実際の運用で現場がつまずかないよう、サポート体制や教育環境の充実度も重要な選定ポイントです。
確認すべきサポート内容
- 初期導入時の設定支援や操作レクチャーの有無
- 電話・チャットなどのサポート窓口の体制と対応時間
- 操作マニュアルやFAQが整備されているか
- バージョンアップ・障害時対応のスピード感
- 教育コンテンツ(動画・Webマニュアル・集合研修)の有無
サポートが手厚いことで、属人化していた操作や管理方法の標準化も促進されます。現場主導の成功を目指すなら、サポート品質にもこだわりましょう。
成功企業に学ぶ!属人化を解消した事例
在庫管理の属人化を脱却するには、現場に即したシステム導入や業務フローの見直しが欠かせません。
ここでは、実際に属人化から脱却し、業務の効率化・可視化に成功した3社の導入事例を紹介します。
業種や企業規模は異なりますが、共通して言えるのは「誰でも使える仕組みを整えたこと」にあります。
組立業:ピッキング作業の属人化をバーコードで解消
項目 | 内容 |
---|---|
業種・規模 | 組立式収納システム製造(社員30名以下) |
課題 | – ピッキングが記憶頼みで属人化 – 外部倉庫の在庫確認が電話ベース – 棚卸しが手作業で非効率 |
解決策 | – ハンディターミナル+バーコードで入出庫を自動記録 – 販売管理システムと連携し、在庫データをリアルタイム共有 |
導入効果 | – ピッキング作業が「誰でもできる」状態に – 棚卸作業が3人×3時間 → 1人×1時間に短縮 – 外部倉庫の在庫もリアルタイムで可視化 |
ピッキング業務の属人化が、バーコード導入によって誰でもこなせる作業に。棚卸や倉庫連携の効率も飛躍的に向上しました。
金属加工業:リアルタイム管理で在庫金額を削減
項目 | 内容 |
---|---|
業種・規模 | 金属加工業(中小規模) |
課題 | – 発注点管理の形式が属人的 – 実在庫と記録にズレが発生 – 不要な在庫が放置されコストが増加 |
解決策 | – ハンディ端末+在庫管理システムでリアルタイム在庫管理 – 在庫可視化により発注点の見直し |
導入効果 | – 実は不要だった在庫を削減 – 年間100万円の在庫金額削減を実現 – 在庫の「見える化」によりムダが明確に |
属人化によって「仕方ない」と見逃されていた在庫のムダを、システムの導入で可視化。コスト削減に直結する好例です。
化粧品業界:在庫管理と発注の精度向上
項目 | 内容 |
---|---|
業種・規模 | 化粧品メーカー(自社工場を新設) |
課題 | – 原料在庫の管理が属人化 – 発注業務が手作業でミスが発生 – 少人数運営で人的余裕がない |
解決策 | – ハンディ端末とシステムでバーコード管理を導入 – 生産計画と連携して発注業務を自動化 |
導入効果 | – 原料在庫のリアルタイム把握を実現 – 発注業務の精度向上と作業効率化 – 少人数でも安定運用が可能に |
限られた人員でも正確に運用できる仕組みを整備。属人化による「経験に頼る発注」から脱却し、再現性の高い体制へと進化しました。
事例からわかるのは、属人化の解消は「現場に合ったシステムと運用体制の構築」が鍵であるということです。ツール導入だけでなく、現場が“使いこなせる仕組み”を整えることが、成功の条件となっています。
在庫管理システム導入を成功させるために大切なこと
在庫管理システムは、導入すれば即成果が出る魔法のツールではありません。むしろ重要なのは、導入の過程で現場の理解と納得を得ながら、システムを“使える仕組み”に育てていくことです。導入後の定着や効果を最大化するためには、いくつかの基本的なポイントを押さえる必要があります。
ここでは、実際の運用フェーズで失敗しないために大切な「3つの成功要因」を探っていきましょう。
現場の巻き込みと段階的な導入
在庫管理の属人化は、現場業務そのものに根付いています。そのため、現場の理解と協力が得られなければシステムは機能しません。トップダウンではなく、ボトムアップで現場の声を取り入れる姿勢が導入成功の鍵です。
ポイント
- 最初から全社展開せず、小さな単位(1部門・1工程)で試験導入
- 現場リーダーやベテランを巻き込んで、改善提案を反映
- トライアル運用中の課題を洗い出し、徐々にスケールアップ
- 現場で実際に“便利だ”と感じてもらうことで、自然な定着を促進
現場が「自分ごと化」できれば、システム導入は加速度的に広がります。
マニュアル作成と運用ルールの明確化
「担当者が変わっても同じように運用できる」ことが、属人化を解消する本質的なゴールです。そこで欠かせないのが、システム操作と業務フローのマニュアル化、そして明文化されたルールの整備です。
項目 | 内容例 |
---|---|
操作マニュアル | 各画面の使い方、入力手順、エラー時の対応方法などを図解で記載 |
業務マニュアル | システムを使った出庫・棚卸・発注処理の流れ、チェックポイントなど |
ルール明文化 | 例:在庫差異が発生した場合の対応方法、修正申請の流れ、操作権限の範囲など |
整備のポイント
- 属人知識を文書化することで、引き継ぎや教育がスムーズに
- 運用ルールの共有会を実施して、全社員に周知徹底
- 紙・デジタル両方の形式でマニュアルを準備すると実務に活かしやすい
曖昧なルールのまま運用を始めると、再び属人化が進行するリスクがあります。
効果測定と継続的な改善
導入したシステムが本当に効果を出しているかを定量的に測る仕組みがなければ、改善サイクルが止まり、「導入して終わり」になってしまいます。継続的な改善が、真の業務定着と属人化の完全解消につながります。
効果測定の指標例(KPI)
- 棚卸作業の所要時間(導入前と後で比較)
- ピッキングミスの件数や再出荷率
- 過剰在庫・在庫切れの発生頻度
- システム利用率(ログイン数、操作頻度など)
- 担当者ごとの作業標準時間との差異
継続改善のアプローチ
- KPIを月次・四半期で定期レビュー
- ユーザーアンケートや現場ヒアリングで改善要望を収集
- システム提供会社との改善ミーティング・アップデート提案を実施
システムは“育てるもの”です。PDCAを回し続けることが、真の業務改革に直結します。
この3つの観点を意識して運用に取り組めば、属人化の根本解決だけでなく、持続的な業務改善の文化を社内に根付かせることが可能になります。
まとめ:属人化のない在庫管理体制で企業の成長を支える
在庫管理の属人化は、中小企業が抱える代表的な業務課題のひとつです。特定の人に依存した運用は、業務の非効率化だけでなく、急な欠員やトラブル時に事業継続のリスクを高めてしまいます。
本記事では、属人化のリスクと解消のための具体的なアプローチ、そして在庫管理システムの活用による成功事例をご紹介しました。共通して言えるのは、「人に頼らず、仕組みで業務を回す体制づくり」が企業の持続的成長につながるということです。
属人化の解消は一朝一夕には実現しません。しかし、段階的な改善と現場の巻き込みを丁寧に重ねていくことで、少人数でも安定した、誰もが使える在庫管理体制を構築できます。
そして、そのためには自社業務にフィットした仕組みを設計できるスクラッチ開発による柔軟な在庫管理システムの構築が大きな力を発揮します。
属人化のない在庫管理は、単なる業務効率化ではなく、企業全体の意思決定や競争力の土台になります。これを機に、貴社にとって本当に必要なシステムと体制を見直し、未来の成長に向けた第一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。
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実際に成功している企業事例を取材・分析するなかで、属人化を解消するためには「システムの導入」だけでは不十分で、現場との丁寧な対話や、仕組みそのものの再設計が不可欠であることを改めて実感しました。
また、スクラッチ開発のように「企業ごとの課題に本質的に向き合える柔軟な開発手法」が、真に現場に根付くDXの鍵を握っているとも感じています。
読み終えた方が、「明日から一歩踏み出してみよう」と思えるような、実務的かつ前向きな内容になっていれば嬉しいです。