【無料ダウンロード】要件定義テンプレートのフォーマットと記入のポイント

「要件定義書をゼロから作るのは時間がかかる」「何を書けばいいのか型が欲しい」――システム開発の発注を控えた担当者の方から、こうした相談をよくいただきます。

要件定義書は、テンプレートを使うことで作成の抜け漏れを防ぎ、開発会社との認識のズレも起こりにくくなります。この記事では、要件定義テンプレートの選び方・使い方のポイントを解説するとともに、無料ダウンロードできるサンプル付きテンプレートをご紹介します。

＞＞【すぐ使えるサンプル付き】システム発注担当者のための「要件定義書の書き方ガイド」（無料DL）

要件定義テンプレートとは？なぜ必要なのか

要件定義テンプレートとは、要件定義書に記載すべき項目や構成があらかじめフォーマット化された雛形のことです。プロジェクト概要や機能要件、非機能要件といった項目の枠が用意されているため、ゼロから項目を洗い出す必要がなく、担当者が変わっても一定の品質で要件定義書を作成できます。

テンプレートを使わずに要件定義書を作成しようとすると、必要な項目が漏れたり、記載の粒度が担当者によってバラバラになったりしやすくなります。とくに、発注側で要件定義書を初めて作成する場合は、どこまで具体的に書けばよいかの基準がないため、開発会社との認識合わせに余計な時間がかかってしまうケースも少なくありません。

なお、要件定義そのものの考え方や、要求定義・基本設計との違いについては、以下の記事で詳しく解説しています。

関連記事：システム開発の要件定義とは？欠かせない要素と進め方を解説

要件定義テンプレートに入れておきたい項目

要件定義に最低限入れておきたい項目は、以下のとおりです。

項目	記載する内容の例
プロジェクト概要	システムの名称、開発の背景、関係者一覧
背景・目的	現行業務の課題、新システムで解決したいこと
システム化の範囲	対象となる業務・対象外とする業務
業務要件	新システム導入後の業務フロー
機能要件	システムに実装する具体的な機能
非機能要件	性能、セキュリティ、可用性などの基準
制約条件	予算、既存システムとの連携条件など
スケジュール・予算	開発期間、リリース時期、概算予算
体制・連絡先	発注側・開発側それぞれの担当者と役割

それぞれの項目に何を、どこまで具体的に書けばよいかは、実際の記入例を見ながら確認するのが一番早い方法です。各項目の詳しい書き方や記入例は、後述する無料テンプレートの中で解説していますので、あわせてご活用ください。

形式別テンプレートの選び方（Excel／Word／PowerPoint／Notion）

要件定義テンプレートには、いくつかのファイル形式があります。プロジェクトの性質や社内の運用方法に合わせて選びましょう。

形式	向いているケース	注意点
Excel	項目間の抜け漏れをチェックしながら整理したい場合。関数やチェックリスト機能と相性がよい	複数人でのリアルタイム編集には不向き
Word	文章による説明を厚くしたい場合。契約書に近い体裁で提出したい場合	表や図解を多用すると崩れやすい
PowerPoint	経営層や非エンジニアの関係者に、図解を交えてわかりやすく説明したい場合	文章量が多いと1枚に収まりづらい
Notion	クラウド上でチームがリアルタイムに共同編集したい場合	正式な提出書類としての体裁は別途整える必要がある

どの形式を選ぶ場合でも大切なのは、「自社の開発規模や進め方に合っているか」という視点です。次の章で、テンプレートを選ぶ際の具体的なチェックポイントを解説します。

＞＞【すぐ使えるサンプル付き】システム発注担当者のための「要件定義書の書き方ガイド」（無料DL）

対象システム別に見るテンプレートの違い（Web／アプリ／基幹システム）

要件定義テンプレートの基本項目は共通ですが、開発するシステムの種類によって、追加で意識すべき項目が変わります。

対象システム	基本項目に加えて意識したい項目
Webサイト・Webシステム	画面遷移、レスポンシブ対応、SEO要件、ブラウザ対応範囲
スマホアプリ	対応OS（iOS／Android）、プッシュ通知、ストア審査基準への対応
基幹・業務システム	既存システムとのデータ連携、バッチ処理、権限・アクセス管理

自社が開発したいシステムの種類に対して、汎用的なテンプレートでは項目が過不足なくカバーされているとは限りません。テンプレートを選ぶ際は、この点も確認しておくと安心です。

要件定義テンプレートの使い方（4ステップ）

テンプレートを入手したら、以下の4ステップで進めると効率的に要件定義書を仕上げられます。

＞＞【すぐ使えるサンプル付き】システム発注担当者のための「要件定義書の書き方ガイド」（無料DL）

STEP1：自社の要求を洗い出してから記入する

テンプレートを開いてすぐに項目を埋め始めるのではなく、まず社内で「なぜこのシステムが必要か」「何を実現したいか」を整理しておきましょう。ここが曖昧なままテンプレートを埋めても、内容が抽象的なままになってしまいます。

STEP2：記入例を参考にしながら項目を埋める

何も見ずに書き始めると、項目ごとの粒度がバラついたり、書くべき内容に迷ったりしがちです。テンプレートに記入例が付いている場合は、自社のケースと照らし合わせながら項目を埋めていきましょう。

STEP3：開発会社・関係者と読み合わせる

発注担当者だけで完結させず、開発会社側や社内のIT担当部署とすり合わせを行いましょう。ひとりで作成した内容には見落としが生じやすく、読み合わせによって解釈のズレを事前に防げます。

STEP4：確定後は変更履歴を残して運用する

要件定義書は一度提出して終わりではありません。プロジェクトの進行中に要件が変わることもあるため、テンプレート内に変更履歴欄を設け、常に関係者が最新版を参照できる状態にしておきましょう。

テンプレート運用でよくある失敗と対策

要件定義テンプレートは便利な反面、使い方を誤ると本来の効果を発揮できません。ここでは、テンプレート運用において起こりやすい失敗を紹介します。

• 項目を埋めることが目的化してしまう：空欄をすべて埋めた時点で満足してしまい、内容が「とりあえず書いた」レベルで止まってしまうケースです。テンプレートはあくまで漏れを防ぐための道具であり、内容の質を担保するものではない点に注意しましょう。
• 不要な項目まで無理に埋めてしまう：小規模な開発にもかかわらず大規模向けテンプレートの全項目を無理に埋めようとすると、内容が薄くなったり、逆に本来必要な項目を「関係なさそうだから」と削って抜け漏れが生じたりします。
• テンプレートのまま提出し、読み合わせを省略してしまう：発注担当者ひとりで埋めた内容をそのまま開発会社に渡し、認識合わせのレビューを挟まずに進めてしまうケースです。
• 他プロジェクトのテンプレートをそのまま使い回してしまう：過去案件で使用したテンプレートを流用した際に、消し忘れた項目や矛盾する記述が残ったまま提出されてしまうことがあります。

これらの失敗を防ぐには、記入例を参考にしながら「なぜその項目が必要か」を理解した上でテンプレートを使うことが重要です。

提出前に確認したい！要件定義テンプレート記入後のセルフチェックリスト

テンプレートの項目をすべて埋めたら、開発会社に共有する前に一度セルフチェックを行いましょう。以下の項目に当てはまらないか確認してみてください。

• 「使いやすくしてほしい」「いい感じに」といった抽象的な表現が残っていないか：数値や条件で言い換えられる部分がないか、もう一度見直しましょう。
• 機能要件と非機能要件が混在していないか：「何を実現するか」（機能要件）と「どの程度の性能・品質で実現するか」（非機能要件）が同じ項目に混ざって書かれていないか確認します。
• 他プロジェクトのテンプレートを流用した場合、消し忘れた記述がないか：過去案件の社名・システム名・古い要件が残っていないかを確認します。
• 予算・スケジュールと機能要件の量が見合っているか：要望をすべて詰め込んだ結果、想定している予算・期間で実現できない内容になっていないか確認します。
• 社内の関連部署（情報システム部門・現場部門など）の確認を得ているか：発注担当者一人の視点だけで完成させていないか、関係者の目を通しているか確認します。
• 担当者・連絡先の記載に漏れがないか：発注側・開発側それぞれの窓口が明記されているか確認します。
• 「なぜこの機能が必要か」の背景が、第三者が読んでも伝わる書き方になっているか：初めて読む担当者（開発会社側の別担当者など）が読んでも意図が伝わる粒度で書かれているか確認します。

このセルフチェックリストで気になる点が見つかった場合、一人で修正しきれないこともあります。その場合は、記入例を参照しながら該当項目だけ見直すと、修正の手間を抑えられます。

まとめ：要件定義テンプレートを使って、抜け漏れのない要件定義書を

要件定義テンプレートを活用することで、要件定義書の作成にかかる時間を短縮しつつ、項目の抜け漏れや開発会社との認識のズレを防げます。テンプレートを選ぶ際は、自社の開発規模やシステムの種類に合っているか、記入例が付いているかを確認した上で活用しましょう。

よくある質問（FAQ）

Q. 要件定義テンプレートは無料で使えますか？
A. IPAやデジタル庁が公開しているテンプレートは無料で利用できます。また、本記事でご紹介している「システム発注担当者のための要件定義書の書き方ガイド」も無料でダウンロードいただけます。

＞＞【すぐ使えるサンプル付き】システム発注担当者のための「要件定義書の書き方ガイド」（無料DL）

Q. Excel・Word・PowerPointどれがおすすめですか？
A. プロジェクトの性質によって異なります。抜け漏れチェックを重視するならExcel、文章での説明を重視するならWord、経営層など非エンジニアへの説明を重視するならPowerPointが向いています。

Q. Webサイトとアプリで使うテンプレートは違いますか？
A. 基本項目は共通ですが、Webサイトは画面遷移やSEO要件、アプリは対応OSやストア審査基準など、対象システムごとに追加すべき項目が異なります。

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