RPAを導入しても成果がでないのはなぜ？可視化と業務整理が成功のカギになる

RPAを導入したのに効果が出ない、現場に定着しない――そんな課題を抱える企業は少なくありません。その多くは、ツール自体の問題ではなく、導入前の業務整理や可視化が不十分なことが原因です。

本記事では、RPA導入の成果を最大化するために不可欠な「業務の見える化」と「定型・非定型の明確な分類」について解説し、失敗しないための導入ステップや運用設計の考え方を紹介します。

RPAを導入しても業務を効率化できない理由

業務の効率化を目的にRPAを導入したにもかかわらず、「期待したほど効果が出ない」と感じている企業は少なくありません。問題は、RPAというツールそのものではなく、その運用前の業務整理や導入設計の甘さにあります。特に、どの業務を対象にするのか、なぜその業務なのかといった判断が曖昧なまま進めてしまうと、RPAは単なる形だけのツールになってしまいます。

ここでは、現場で起きている失敗のパターンを具体的に見ていきましょう。

思ったほど効率化できず、使われなくなる

RPAを導入した企業からよく聞かれるのが「導入直後は一部の業務で自動化が進んだが、数カ月後には使われなくなっていた」という声です。背景には、業務選定の誤りや現場への浸透不足があります。

RPAが現場に定着しない代表的な要因

問題の原因	内容
自動化対象の業務が不適切	業務フローが頻繁に変わる、例外処理が多い業務にRPAを適用してしまい、すぐに破綻してしまうケース
担当者任せで運用が属人化	初期設定後のメンテナンスや更新が放置され、誰も手をつけられない状態に
成果が「見える化」されていない	時間削減や工数削減などの効果が測定されておらず、評価されないまま放置される

RPAは導入するだけで自動的に効果が出るわけではありません。継続的な活用設計と運用体制の構築が欠かせません。

RPAが定着しない理由はツールではなく業務設計が不十分

導入当初から成果が出ないのは、RPAというツールの性能が足りないからではなく、「何を」「どう」自動化するかという業務設計が不十分なためです。

多くの企業が直面するのは、以下のような構造的な問題です。

• 業務フローが整理されていない
  　→ 誰が・いつ・何をしているのかが曖昧な状態では、RPAに置き換えることが困難です。
• 例外処理やイレギュラー対応が多い
  　→ ルールベースでの処理が前提のRPAでは、想定外の処理に弱く、すぐに止まってしまうことがあります。
• 業務そのものが非効率なまま
  　→ 本来なら見直すべき業務プロセスを、RPAで“そのまま”自動化してしまい、効率化どころか非効率の自動化になってしまうこともあります。

こうした課題を回避するためには、まず業務の見える化と適切な業務の切り分けが不可欠です。RPAはあくまで手段であり、その効果を最大化するには、前段となる業務設計の質が問われます。

ツールに期待しすぎるのではなく、業務プロセスの本質を捉えることが第一歩となるでしょう。

RPAに適した業務とは何か

RPAはどんな業務でも自動化できるわけではありません。導入に成功している企業の多くは、「RPAに向いている業務」と「そうでない業務」の見極めを慎重に行っています。むしろ、この見極めこそがRPAの成果を左右する最初の分岐点と言っても過言ではありません。

ここでは、RPAに適した業務の見極め方や、選定に悩んだときの考え方について整理しましょう。

RPAの導入は「定型業務」に向いている

RPAは、一定のルールに従って繰り返し処理を行う「定型業務」を得意とします。一方で、状況判断や人の裁量が必要になる「非定型業務」は自動化に向きません。

両者の違いを明確に理解することが、業務選定の第一歩です。

項目	定型業務	非定型業務
処理手順	一定・マニュアル化されている	状況により変化する
入力データ	構造化されている（例：CSV、表形式など）	非構造的（例：メール本文、会話内容など）
判断基準	明確なルールが存在する	判断が曖昧、または属人的
処理頻度	毎日、毎週など定期的	不定期・突発的な対応が多い

こうした違いを整理した上で、「定型業務を優先的にRPA化する」という戦略を持つことが、スムーズな導入につながります。

繰り返し処理、ルールの明確さ、例外処理の有無などを判断軸にする

RPAに適しているかどうかを判断する際には、単に「定型業務かどうか」だけでなく、複数の視点から業務を評価する必要があります。

以下のような軸を設けてチェックしてみてください。

• 繰り返し処理の有無
  　→ 毎日・毎週・毎月のように、同じ処理を繰り返す業務はRPA向きです。
• ルールの明確さ
  　→ 「AのときはBを実行」といった分岐ルールが文書化されているかどうかを確認しましょう。
• 例外処理の頻度
  　→ 例外対応が多すぎる業務は、かえって手間が増え、RPAの効果を感じにくくなります。
• 処理量（工数）の大きさ
  　→ 件数が多く、人手での処理に時間がかかっている業務ほど、自動化による効果が大きくなります。

業務をこのような観点から評価していくことで、自動化の優先順位が明確になり、導入の初期段階で迷いにくくなるでしょう。

「まずはこの業務から」が見つからない時の対処法

RPAを導入しようとしたとき、「最初に何を自動化すればいいかがわからない」と立ち止まってしまうケースは珍しくありません。その背景には、業務の全体像が把握できていないことがあります。

よくあるつまずきの要因は次の通りです。

• 業務が属人化しており、他の担当者では内容がわからない
• プロセスごとの工数が把握されていない
• 担当者ごとにやり方が異なり、標準化されていない

こうした場合は、次のステップから始めるのがおすすめです。

1. 業務棚卸し：部署単位で全業務を洗い出し、一覧化する
2. 工数の可視化：1件あたりの処理時間や件数を集計する
3. 標準化の検討：やり方がバラバラな業務を、一定の手順に整える
4. 選定基準を明文化：どの業務がRPA向きかを判断するルールを設定する

最初から正解を求める必要はありません。「小さく試して効果を確かめる」という姿勢が、結果的にRPA定着への近道になります。始めることに迷ったときこそ、業務の見える化が効果を発揮するでしょう。

関連記事：業務棚卸から始める業務プロセス可視化

RPAを導入するために業務の可視化をする

RPAに適した業務の特徴を理解したら、次のステップは「自社の業務をその特徴に照らして評価できる状態にすること」です。

RPA導入を成功させるには、まず「何を」「どのように」自動化するのかを明確にする必要があります。

そこで重要になるのが、業務の可視化による現状把握と整理のプロセスです。

属人化や非効率が埋もれている状態では、RPAに任せるべき業務も選びきれず、導入後に手戻りが発生しやすくなります。業務フローを可視化し、整理・分類したうえで導入に臨むことが、成果につながる大前提となるでしょう。

現場ヒアリングと業務フロー図で全体像と実態のギャップをつかむ

現場を知らずして、適切な自動化は実現できません。特に、実務担当者への丁寧なヒアリングと業務フロー図の作成は、業務の全体像と実態のギャップを明らかにする有効な手段です。

可視化の第一ステップ

1. 担当者ごとに日常業務の詳細をヒアリング
2. ヒアリング内容をもとに業務プロセスを時系列で図式化
3. フロー図を用いて業務の過不足・重複・属人化を明確化

業務フロー図は、関係者間の認識を合わせるための共通言語にもなるでしょう。図として視覚化されることで、漠然としていた課題が浮き彫りになり、改善の優先度がつけやすくなります。

業務フロー図を作るだけでは、可視化の本質にはたどり着けません。フロー図はあくまで手段の一つであり、本当に目指すべきは業務の全体像や背景情報も含めた「プロセスレベルでの可視化」です。可視化に取り組む企業が陥りがちな形骸化のリスクや、可視化を業務改善にどうつなげるかを深掘りしたい方は、以下の記事もぜひ参考にしてみてください。

関連記事：業務フロー図で終わらせない業務可視化とは？BPRにつなげる実践ステップ

RPA導入に向けた属人業務の標準化ステップ

属人化した業務は、RPAに置き換えたくても標準手順が存在しないため、自動化が難しくなります。そのため、まずは担当者しかできない業務を誰でも対応できる業務に変換する作業が欠かせません。

属人業務を定型化するステップ

• 業務内容を分解し、必要な判断や処理をすべて洗い出す
• 暗黙知を形式知に変える（例：操作手順をマニュアル化）
• 処理パターンごとに分岐ルールを文書化する

こうした取り組みによって、本来は自動化の対象外だった業務がRPAの適用範囲に入ることがあります。属人性の高い業務こそ、早い段階で可視化・整理を進める価値があるのです。

属人化を解消し、業務を定型化するうえで見逃せないのが「業務マニュアルの整備とデジタル化」です。手順が口頭や紙のメモで共有されている職場では、RPA導入以前に標準化の土台が不足しているケースも多く見られます。現場に根づくマニュアルの在り方や、属人化を解消する実践的な方法については、こちらの記事が参考になるでしょう。

関連記事：業務マニュアルのデジタル化とは？成功の鍵とDXを実現する進め方

RPA導入に向けて業務の優先順位をつける（棚卸しシートの活用）

業務を洗い出しても、すべてを一気に自動化することは現実的ではありません。そこで役立つのが、業務の全体像を俯瞰できる「棚卸しシート」です。

棚卸しシートには、以下のような項目を整理しましょう。

項目	内容例
業務名	受発注入力、請求書処理など
担当部署・担当者	経理部・田中さんなど
発生頻度	毎日、週1回、月末など
所要時間	1件あたり15分、1日2時間など
使用ツール	Excel、メール、基幹システムなど
自動化の可否	ルール化されている／曖昧　など

このシートをもとに工数や作業の重複、手戻りの多い業務を把握することで、どの業務から着手すべきかを定量的に判断できるようになります。

RPAツールを選定する前に押さえるべき導入ステップ

前章で、可視化・標準化の重要性を押さえましたが、これらの作業はRPAツールの比較を始める前に欠かせない土台となります。

また、RPA導入を検討する企業の多くが、まず「どのツールを使うか」に意識を向けがちです。しかし、ツールの比較・検討に入る前に整えておくべき準備と判断基準があります。RPAはあくまで手段であり、土台が整っていなければ、どれだけ高性能なツールを導入しても期待通りの効果は得られません。

RPAツールを選定する前には以下の順番で準備を進める必要があります。

（1）RPA導入の効果を数値化
（2）PoCの是非判断
（3）自社のITスキル・体制に合った選定基準づくり
（4）体制方針の決定

各項目の具体的な流れやポイントをご紹介します。

失敗しないPoCの進め方

RPA導入を検討する際、現状の非効率がどれほどコストに影響しているのかを数値で可視化することが重要です。定性的な課題認識だけでは、導入の説得力に欠け、経営層の理解も得にくくなります。

改善余地を可視化する際のポイント

• 業務1件あたりの平均処理時間 × 処理件数 = 総工数
• 自動化可能範囲の業務比率を算出（例：月間作業のうち30％をRPA化可能）
• エラー削減数や報告ミス削減数など、定量効果も記録

こうした情報を図や表で整理することで、「RPAを導入すべき理由」と「期待できる効果」を具体的に提示できるようになります。業務可視化は、単なる現状整理ではなく、導入判断のための重要な材料です。

業務プロセスの可視化は単なる「見える化」にとどまらず、改善と自動化の道筋をつくる土台になります。そのためには、現場起点のヒアリングと、KPI設計・ツール活用まで含めた設計力が求められます。業務改善を成功に導く実践的な可視化アプローチを知りたい方は、以下の記事がおすすめです。

関連記事：ITコンサルの視点でわかる業務プロセス可視化｜改善と自動化への道筋とは

PoCの是非判断

RPA導入を検討する際、「まずは小さく試す」という目的でPoC（概念実証）から着手するケースが増えています。しかし、準備不足のままPoCを実施しても、意味のある検証にならない場合があるため注意が必要です。以下では、PoC が失敗しやすい典型パターンを整理します。

PoCが逆効果になるケース

ケース	問題の内容
対象業務が曖昧	検証対象の業務が不明確で、PoCの結果に一貫性がなくなる
成果の指標がない	どのような結果が「成功」と言えるのか定義されていない
ツールありきの進行	自社業務に合うかどうかよりも、ツールのデモ前提で検証が進む

こうしたケースでは、PoCを通じて何を判断したいのか、どこまでをスコープとするのかといった目的と評価軸の明確化が不可欠です。準備不足のPoCは、時間とリソースを消耗するだけで終わってしまうでしょう。

自社のITスキル・体制に合った選定基準づくり

RPAツールの選定においては、カタログスペックや導入企業数だけで判断してはいけません。社内のITリテラシーや運用体制との相性が、導入後の成果を大きく左右します。

以下の観点から、自社に合ったツールを見極めることが重要です。

• 開発のしやすさ
  　→ ノーコード／ローコード対応か、プログラミング知識が必要か
• 運用の柔軟性
  　→ エラー発生時に現場で修正可能か、都度ベンダー対応が必要か
• ユーザーインターフェースのわかりやすさ
  　→ 現場担当者が使いこなせるか、学習コストはどれほどか
• 導入実績やサポート体制
  　→ 同業種での実績があるか、トラブル対応が迅速かどうか

表面的な機能比較よりも、「運用するのは誰か」「誰が保守を担うのか」といった視点から選定基準を設けることがポイントです。

体制方針の決定

RPA導入では、「自社で構築・運用する（内製）」か、「外部パートナーに委託する」かを早い段階で判断する必要があります。体制方針が曖昧なまま導入を進めると、運用定着のフェーズで意思決定が滞り、メンテナンスやトラブル対応が後手に回りがちです。

体制方針を決めるための主な判断ポイントは次の通りです。

• 社内のITスキルレベル
  　自動化ロボットを自社で作れる担当者がいるのか、学習コストは許容できるか。
• 運用・保守に割けるリソース
  　ロボットの定期更新、例外発生時の調整を社内で対応できるか。
• スピードとコストのバランス
  　早く成果を出したい場合は外部委託が有利だが、長期的には内製のほうがコスト最適化できる場面もある。
• 情報セキュリティポリシーとの整合性
  　データ内容に機密性が高い業務は、内製のほうが適している場合もある。

いずれの選択肢が正しいというわけではなく、自社の業務特性や長期戦略と照らして最適な運用モデルを選ぶことが重要です。
体制方針を明確化することで、導入後の運用フローや担当範囲が整理され、RPAの定着スピードが飛躍的に向上します。

RPAの導入を成功させるために必要な社内体制と運用設計

多くの企業では、初期構築に成功しても、運用フェーズでロボットが止まり、結局使われなくなるケースが少なくありません。

本当の成果は、継続的に運用し、現場に定着させてはじめて得られるものです。ところが、多くの企業では初期構築に力を注ぐ一方で、その後の運用体制づくりやメンテナンス設計が手薄になってしまう傾向があります。

RPAを業務改善の仕組みとして機能させるためには、誰がどのように管理し、トラブル時にどう動くのかを明確にしておくことが不可欠です。

ここでは、導入後を見据えた社内体制の整備ポイントについて見ていきましょう。

初期設定だけで終わらせない組織の仕組み

RPA導入時はプロジェクトチームが立ち上がり、ツールの選定や開発、初期運用までが一気に進みます。しかし、初期フェーズでの熱量が落ちた後、日常運用に誰も責任を持たない状態が続くと、徐々に活用されなくなっていきます。

このような事態を防ぐには、以下のような仕組みが必要でしょう。

• RPA運用の責任者を明確に定める（例：RPA推進担当、IT部門リーダーなど）
• 定期的に活用状況や効果をレビューする場を設ける
• 運用・改善に携わる現場メンバーを巻き込んだ体制にする

特定の担当者に依存せず、組織としてRPAを運用・改善していく文化を醸成することが定着の鍵です。

メンテナンスと責任範囲の明確化

RPAは一度開発したら終わり、という性質のものではありません。

業務ルールの変更、画面構成の変化、入力フォーマットの改訂など、さまざまな要因でロボットが停止する可能性があります。そうした場合に備え、保守・メンテナンスの体制と責任範囲を事前に決めておく必要があります。

以下の項目は、運用前に定義しておくとトラブル対応がスムーズになるでしょう。

項目	設計すべき内容
エラー対応担当	誰が一次対応するか（現場・IT部門・外部ベンダー）
メンテナンス頻度	定期点検・更新のスケジュールを明確にしておく
ログ管理体制	ロボットの処理ログを誰が管理し、どう確認するか
バージョン管理	ロボットの修正履歴や更新日を記録しておく体制

属人化を防ぎ、トラブル時に対応が止まらない体制をつくることが、RPAの継続運用には不可欠です。

運用フロー・エラー対応のルール化で定着を促進

現場にRPAを定着させるには、「ロボットをどう使うか」だけでなく、日常的にどのように運用・管理するかのルールづくりが重要です。ルールが曖昧なままだと、エラー発生時に放置されたり、運用そのものが面倒になって使われなくなったりします。

運用フローを整える上で必要なルール

• ロボット実行前に確認すべきチェックリスト（例：入力データの整合性、対象ファイルの配置）
• エラー発生時の一次対応フロー（通知先、対応方法、再実行手順）
• 改修・更新が必要になった場合の申請フロー（依頼方法、承認プロセス）

こうしたルールを文書化しておくことで、RPAの運用が属人化せず、誰が見ても同じ手順で対応できる環境が整います。業務改善のツールとしてRPAを活かすためには、初期開発以上に運用設計の丁寧さが問われます。導入効果を持続させるためにも、ルールと体制の整備は決して後回しにすべきではありません。

業務可視化から優先順位付けまでを適切に進められれば、RPA導入の効果は大きく高まります。
一方で、基準づくりやプロセス整理に第三者の視点が入ることで、進行が一気にスムーズになる企業も少なくありません。

GeNEEが支援する業務可視化 × RPA導入コンサルティング

RPAの導入において、「どの業務を自動化すべきか」「本当に効果が出るのか」という課題を抱える企業は少なくありません。

GeNEEは、こうした課題に対して業務の可視化からRPAの定着運用までを一気通貫で支援するコンサルティング体制を提供しています。

まず、業務の全体像を丁寧に棚卸しし、属人化や非効率が発生しているプロセスを可視化。その上で、RPAに適した業務とそうでない業務を分類し、効果が期待できる領域から優先的に自動化を進める設計を行います。単にツールを導入するのではなく、「何を、どのように、誰が運用するか」まで見据えた提案が特徴です。

また、ツールの選定においても、自社のITスキルや体制、将来的な運用方針に合ったものを客観的な視点で提案します。導入後も放置せず、業務の変化に応じてRPAを継続的に改善・定着させる仕組み作りまで伴走するのがGeNEEの強みです。

結果として、RPAの単発導入では得られなかった業務全体の最適化と長期的な業務改革の実現につながるでしょう。現場主導のスモールスタートから、部門横断の全社展開まで、フェーズに応じた柔軟な支援を提供しています。

DX/ITコンサルティングサービスの詳細

まとめ：：RPA導入を成功に導くために

RPA導入の成否は、ツールよりも「導入前の準備の質」で決まります。

本記事は以下に沿って解説しました。

• 1.業務フロー図で全体像と課題を可視化する
  ・担当者ヒアリング → プロセスの時系列整理
  ・属人化や業務の重複・過不足を明確化
• 2.属人業務を標準化し、自動化に耐えられる状態にする
  ・暗黙知をマニュアル化
  ・判断基準や分岐ルールを文書化
• 3.棚卸しシートで業務の優先度を決める
  ・発生頻度・工数・ツールを整理
  ・「どこから着手すべきか」を定量的に判断
• 4.導入効果を数値化し、社内の合意形成を進める
  ・削減工数、エラー削減などを具体的に提示
• 5.PoCは目的・スコープ・評価軸を明確にしたうえで実行する
  ・“とりあえず実施”は失敗リスクが高い
• 6.内製 or 外部委託など、運用体制の方針を早めに固める
  ・導入後の混乱を防ぎ、運用の安定性が向上

自社の業務を「どこまで可視化できているのか」「RPA化の対象をどう選ぶべきか」でお悩みの場合は、ぜひ一度ご相談ください。
可視化・標準化からPoC判断、ツール選定まで、御社の状況に合わせて支援いたします。

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